Saas

Running Microsoft Office 365

Logo Office 365

Sau intr-o traducere foarte libera: BIROU FUNCTIONAL ZILNIC, 365 zile pe an. E o provocare, nu?

Conform International Business Times, intr-un singur an Microsoft a atins cu MS Office 365 o cota de piata de 25% (pornind de la 7%) pe segmentul comercial. Citind acest articol, am hotarat sa fac un studiu despre oportunitatea implementarii in Romania a suitei ca si serviciu.

Office 365

Posibile provocari

Dupa cum stim, pentru administratorii de companii si administratorii IT din Romania exista diverse premise: versiuni diferite de Office instalate pe PC-urile din retea, „Lasa-mi versiunea veche de Word 2003, te rog, nu mai gasesc nici un buton!”, costuri mari pentru licente, fiecare utilizator vrea sa lucreze pe Mac, iPad, „Nu am acces de acasa!”, tot mai multe informatii si tot mai putin timp, acestea fiind numai cateva.

Update-uri Linux, Windows, Mac

Sursa foto: Pinterest

Posibile scenarii

Voi analiza scenariile propuse chiar de Microsoft in functie de tipologiile de clienti, acestea putand fi singulare sau combinatii. Aceste scenarii ma ajuta sa aleg mai departe tipul aplicatiilor pe care va trebui sa le migrez.

Mi-as dori…

  1. (Sa) Lucrez la fel oriunde m-as afla

Orice dispozitiv as avea, fie ca e tableta, laptop sau telefon mobil si oriunde as fi localizat, pot colabora cu echipa mea ca si cum as fi la birou, am aceeasi experienta de lucru si timpul nu imi este afectat deloc.

  1. (Sa am) E-mail si calendar sincronizat „on the go”

Am contactele sincronizate intre toate dispozitivele, lista de task-uri actualizata, gestionez intalnirile si e-mail-urile „on the go” cu colaboratorii si colegii.

  1. (Sa) Stochez, sincronizez, partajez fisierele

Un singur loc unde se afla fisierele de luru, fara grija pierderii sau back-up-ului, accesez oricand si de oriunde, partajare fisiere si catre echipa.

  1. (Sa) Organizez intalniri eficiente

Ce ar fi daca tu si intreaga echipa ati putea intra intr-o secunda intr-o intalnire de oriunde ati fi in cladire sau pe glob?

  1. (Ca) Echipa sa lucreze impreuna ca o retea

Ce ar fi daca ai fi conectat tu si echipa ta la tot ce e important in retea si ai avea acces la orice document necesar, resursa sau activitate de care ai nevoie?

Si solutia este… MS Office 365!

Hai sa facem si o simulare de buget, o varianta simpla, 20 utilizatori Office, 5 dintre ei au si un calculator Mac, fara server de e-mail. Aceasta investitie o consider pe 3 ani, pentru ca la 3 ani apare o noua versiune, nu am mai considerat preturi de upgrade. Evident ca vor exista si scenarii in care investitia initiala sa fie mult mai mica, legate de copyright (stiti la ce ma refer), dar am exclus aceste variante.

20 buc pachet MS Office Pro 2013 – 2.299 lei x 20 = 45.980 Lei

5 buc pachet MS Office pentru Mac  – 1.199 lei x 5 = 5.995 Lei

Storage NAS 20 TB = 5.000 Lei

Total 1 = 56.975 Lei

Varianta Office 365 Business Premium cu 20 TB de stocare in cloud inclusi

20 useri x 70 Lei/luna x 3 ani = 50.400 Lei

Total 2 = 50.400 Lei

checklistSi asta fara griji referitoare la securitate, confidentialitate, upgrade-uri, update-uri sau costuri de functionare. Fara sa mai numaram licentierea clasica de server.

Avantaje multiple pentru varianta 2 cu Office 365:

  • Folosire 5 dispozitive diferite Android/Mac sau telefon per user, plata lunara, Yammer, Skype for Business, ultima versiune de Office (astept acum Office 2016)

OK, e bun si frumos, dar cum migrez la Office 365? (Un posibil ghid)

  1. Fixeaza-ti obiectivele

Sa inteleg ca simularea de buget te-a convins ca e timpul sa asezi lucrurile si sa te pregatesti pentru viitor. Pornind de la scenariile anterioare poti sa iti fixezi obiectivele implementarii: Ce migram? Numai aplicatiile de productivitate? Pastram e-mail-ul on-premise? Cum organizam drepturile si grupurile?

  1. Prioritizeaza solutiile si creaza un plan de implementare

Ai posibilitatea sa testezi fara costuri o implementare functionala de Office 365. Tool-ul se cheama FastTrack si exista tutoriale diverse pe Internet care te ghideaza cum se instaleaza si testeaza Office 365 „live”.

Mai jos 2 linkuri de test pe care le-am creat special pentru tine:

Office 365 Business Premium Trial

Testeaza acum!

Office 365 Enterprise E3 Trial

Testeaza acum!
  1. Aloca resurse si porneste implementarea

Alegi un partener pentru migrare. Sau daca ai resurse interne, porneste singur acest proiect, recomandat fiind totusi sa implementezi cu cineva cu experienta.

  1. Evalueaza fiecare pas si impartaseste succesul

Identifica zonele unde s-a imbunatatit activitatea si ajuta si alti colegi sau departamente sa adopte aceleasi solutii.

Concluzie: analiza buna, planificare buna si managementul implementarii ma duce la succes; mai e si varianta de mai jos, desi nu cred ca sefii vor fi de acord.

Proiectare

Si acum, „Crème de la crème” – ce ofera diferit MS Office 365? (ingredientele le am de la un prieten si le dau mai departe)

  1. Unified Comunications: Lync + Skype

Capabilitati UC as a Service prin Lync Online sau, mai nou, Skype for Business. Conecteaza utilizatori Skype for Business si Skype. Intalniri structurate, conferinte web, desktop sharing, apeluri cu pana la 250 de persoane. De ce Skype for Business ? ma ajuta pe mine sa ma conectez instantaneu cu orice coleg sau colaborator si sa-i vad live daca sunt online.

  1. Social Networking de Business – Yammer

Echipa va lucra si comunica mai bine impreuna intr-un mediu familiar, dar profesional. Pot avea aplicatia pe telefon Apple, Andoid sau Windows si sa vad comunicarile colegilor sau echipei de managemnt, mai ales HR cand ne anunta zilele libere. Clientii si furnizorii pot lucra impreuna cu echipa pe solutia mea pusa la dispozitia lor.

  1. OneDrive for Business

Am stocare si sincronizare intre toate dispozitivele pe care le detin cu Office 365. Partajez fisiere cu echipa pentru un lucru mai eficient pe proiecte fara sa „fac spam” in inbox-urile colegilor.

  1. Office Delve

Delve te ajuta sa descoperi printre miile de fisiere pe care le detii informatii fara a fi nevoit sa tii minte titlul documentului, unde e stocat (poate fi OneDrive, in SharePoint sau chiar email 365), profilele colegilor sau prietenilor.

  1. Business Intelligence for everyone

E un tool grozav si ieftin de colectare si analiza a datelor din surse publice de date si bazele de date ale companiei. Lucreaza cu Salesforce, IBM, Oracle, SAP si, evident, cu SQL, MS CRM si Sharepoint. Iata o prezentare:

Este momentul pentru adoptarea Office 365 in compania ta?

Iti stau la dispozitie, impreuna cu echipa mea, pentru o evaluare a situatiei curente. Trimite un e-mail la [email protected] cu subiectul „VREAU Office 365” si vom face impreuna o analiza.

Oricum, sigur nu e momentul sa stam sa asteptam.

Alte materiale utile:

Studiu de caz migrare

Comparatie versiune clasica de MS Office cu cloud

MS Office 365 fata de Google Apps

Despre adoptarea Office 365

Setarea Office 365

Migrare pas cu pas Exchange 2003 la cloud

Tool de migrare Pop3, Imap, Google, Exchange

Related Posts