Running Microsoft Office 365

Conform International Business Times, într-un singur an Microsoft a atins cu MS Office 365 o cotă de piață de 25% (pornind de la 7%) pe segmentul comercial. Citind acest articol, am hotărât să fac un studiu despre oportunitatea implementării în România a suitei ca serviciu.

Posibile provocări

După cum știm, pentru administratorii de companii și administratorii IT din România există diverse premise: versiuni diferite de Office instalate pe PC-urile din rețea, „Lasă-mi versiunea veche de Word 2003, te rog, nu mai găsesc niciun buton!”, costuri mari pentru licențe, fiecare utilizator vrea să lucreze pe Mac, iPad, „Nu am acces de acasă!”, tot mai multe informații și tot mai puțin timp, acestea fiind numai câteva.

Sursa foto: Pinterest

Posibile scenarii

Voi analiza scenariile propuse chiar de Microsoft în funcție de tipologiile de clienți, acestea putând fi singulare sau combinații. Aceste scenarii mă ajută să aleg mai departe tipul aplicațiilor pe care va trebui să le migrez.

Mi-aș dori…

1. (Să) Lucrez la fel oriunde m-aș afla

Orice dispozitiv aș avea, fie că e tabletă, laptop sau telefon mobil și oriunde aș fi localizat, pot colabora cu echipa mea ca și cum aș fi la birou, am aceeași experiență de lucru și timpul nu îmi este afectat deloc.

2. (Să am) E-mail și calendar sincronizat „on the go”

Am contactele sincronizate între toate dispozitivele, lista de taskuri actualizată, gestionez întâlnirile și e-mailurile „on the go” cu colaboratorii și colegii.

3. (Să) Stochez, sincronizez, partajez fișierele

Un singur loc unde se află fișierele de luru, fără grijă pierderii sau backupului, accesez oricând și de oriunde, partajare fișiere și către echipă.

4. (Să) Organizez întâlniri eficiente

Ce ar fi dacă tu și întreaga echipă ați putea intra într-o secundă într-o întâlnire de oriunde ați fi în clădire sau pe glob?

5. (Ca) Echipa să lucreze împreună ca o rețea

Ce ar fi dacă ai fi conectat tu și echipa ta la tot ce e important în rețea și ai avea acces la orice document necesar, resursă sau activitate de care ai nevoie?

Și solutia este… Microsoft Office 365!

Hai să facem și o simulare de buget, o variantă simplă, 20 utilizatori Office, 5 dintre ei au și un calculator Mac, fără server de e-mail. Această investiție o consider pe 3 ani, pentru că la 3 ani apare o nouă versiune, nu am mai considerat prețuri de upgrade. Evident că vor exista și scenarii în care investiția inițială să fie mult mai mică, legate de copyright (știți la ce mă refer), dar am exclus aceste variante.

• 20 bucăți pachet MS Office Pro 2013 – 2.299 lei x 20 = 45.980 Lei
• 5 bucăți pachet MS Office pentru Mac  – 1.199 lei x 5 = 5.995 Lei
• Storage NAS 20 TB = 5.000 Lei
• Total 1 = 56.975 Lei

Varianta Office 365 Business Premium cu 20 TB de stocare în cloud incluși

• 20 useri x 70 Lei/luna x 3 ani = 50.400 Lei
• Total 2 = 50.400 Lei

Și asta fără griji referitoare la securitate, confidențialitate, upgrade-uri, update-uri sau costuri de funcționare. Fără să mai numărăm licențierea clasică de server.

Avantaje multiple pentru varianta 2 cu Office 365:

• Folosire 5 dispozitive diferite Android/Mac sau telefon per user, plata lunară, Yammer, Skype for Business, ultima versiune de Office (astept acum Office 2016)

OK, e bun și frumos, dar cum migrez la Office 365? (Un posibil ghid)

1. Fixează-ți obiectivele

Sa inteleg ca simularea de buget te-a convins ca e timpul sa asezi lucrurile si sa te pregatesti pentru viitor. Pornind de la scenariile anterioare poti sa iti fixezi obiectivele implementarii: Ce migram? Numai aplicatiile de productivitate? Pastram e-mail-ul on-premise? Cum organizam drepturile si grupurile?

2. Prioritizează soluțiile și creează un plan de implementare

Ai posibilitatea să testezi fără costuri o implementare funcțională de Office 365. Tool-ul se cheamă FastTrack și există tutoriale diverse pe Internet care te ghidează cum se instalează și testează Office 365 „live”.

Mai jos două linkuri de test pe care le-am creat special pentru tine:

3. Alocă resurse și pornește implementarea

Alegi un partener pentru migrare. Sau dacă ai resurse interne, pornește singur acest proiect, recomandat fiind totuși să implementezi cu cineva cu experiență.

4. Evaluează fiecare pas și împărtășește succesul

Identifică zonele unde s-a îmbunătățit activitatea și ajută și alți colegi sau departamente să adopte aceleași soluții.

Concluzie: analiza bună, planificare bună și managementul implementării mă duce la succes; mai e și varianta de mai jos, deși nu cred că șefii vor fi de acord.

Și acum, „Crème de la crème” – ce oferă diferit Microsoft Office 365?

1. Unified Comunications: Lync + Skype

Capabilități UC as a Service prin Lync Online sau, mai nou, Skype for Business. Conectează utilizatori Skype for Business și Skype. Întâlniri structurate, conferințe web, desktop sharing, apeluri cu până la 250 de persoane. De ce Skype for Business? mă ajută pe mine să mă conectez instantaneu cu orice coleg sau colaborator și să îi văd live dacă sunt online.

2. Social Networking de Business – Yammer

Echipa va lucra și comunică mai bine împreună într-un mediu familiar, dar profesional. Pot avea aplicația pe telefon Apple, Android sau Windows și să văd comunicările colegilor sau echipei de management, mai ales HR când ne anunță zilele libere. Clienții și furnizorii pot lucra împreună cu echipa pe soluția mea pusă la dispoziția lor.

3. OneDrive for Business

Am stocare și sincronizare între toate dispozitivele pe care le dețin cu Office 365. Partajez fișiere cu echipa pentru un lucru mai eficient pe proiecte fără să „fac spam” în inboxurile colegilor.

4. Office Delve

Delve te ajută să descoperi printre miile de fișiere pe care le deții informatii fără a fi nevoit să ții minte titlul documentului, unde e stocat (poate fi OneDrive, în SharePoint sau chiar email 365), profilele colegilor sau prietenilor.

5. Business Intelligence for everyone

E un tool grozav și ieftin de colectare și analiză a datelor din surse publice de date și bazele de date ale companiei. Lucrează cu Salesforce, IBM, Oracle, SAP și, evident, cu SQL, MS CRM și Sharepoint. Iată o prezentare:

Este momentul pentru adoptarea Office 365 în compania ta?

Îți stau la dispoziție, împreună cu echipa mea, pentru o evaluare a situației curente. Trimite un e-mail la [email protected] cu subiectul „Vreau Office 365” și vom face împreună o analiză.

Oricum, sigur nu e momentul să stăm să așteptăm.

Alte materiale utile:

1. Studiu de caz migrare
2. Comparatie versiune clasica de MS Office cu cloud
3. MS Office 365 fata de Google Apps
4. Despre adoptarea Office 365
5. Setarea Office 365
6. Migrare pas cu pas Exchange 2003 la cloud
7. Tool de migrare Pop3, Imap, Google, Exchange